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PROGETTO IMPROVING
Moduli D - La pianificazione progettuale
La struttura e il ciclo del progetto
Il progetto, che nell’accezione anglosassone è project, non riguarda soltanto l’attività di progettazione di un’opera, ma deve essere concepito come un processo dinamico attraverso il quale si realizza uno scopo ben preciso. Trattandosi di processi dinamici, condizionati da tempi e risorse limitate (economiche e umane), caratterizzati da una precisa definizione degli obiettivi e pianificati secondo una precisa successione di fasi/azioni, i progetti devono essere strutturati in maniera idonea a garantirne la realizzazione in termini di efficacia ed efficienza; è per questo motivo che è necessario avere un team coordinato, integrato motivato e competente, una struttura organizzativa che risponda alle esigenze del progetto e una partecipazione attiva della partnership.
In sintesi, una realizzazione di successo di un progetto esige un’appropriata definizione degli obiettivi(riferibili al risultato atteso, alla scadenza e ai costi a disposizione), una corretta metodologia e una funzionale struttura operativa.
Il nesso esistente tra l’obiettivo definitivo e l’azione pianificata è resa evidente dalla struttura stessa del progetto, attraverso la sua strutturazione in fasi – archi temporali entro cui realizzare il progetto – il cui sviluppo è articolato mediante la realizzazione di una seria di attività specifiche, le quali altro non sono che l’insieme di determinati interventi, operazioni e lavori chiamati comunemente azioni.
Tecnicamente parlando, ogni fase/attività/azioni corrisponde a uno specifico workpackage, pacchetto di lavoro, che assorbendo uno quota determinata di tempo e risorse contribuisce a completare la realizzazione del progetto, determinandone così l’andamento.
Ne consegue, che ogni workpackage corrisponde a un progetto nel progetto, dunque, ogni workpackage persegue un obiettivo che si configura come intermedio nel quadro complessivo del progetto.
La struttura del workpackage in relazione all’obiettivo intermedio da raggiungere è costituita dai seguenti punti chiave:
- identificazione delle azioni da compiere
- applicazione della metodologia più appropriata per la loro realizzazione
- identificazione delle risorse necessarie
- determinazione della successione e della correlazione delle azioni
Al fine di identificare e gestire ciascuno di questi punti esistono degli strumenti tecnici corrispondenti (che saranno trattati nel Modulo E), utili a pianificare al meglio non solo la realizzazione, ma la stessa progettazione preliminare del progetto.
A proposito della progettazione, facendo un passo indietro, si è detto che un progetto è un processo che va pianificato e gestito con attenzione, per giungere ad un buon prodotto (cioè ad un application che abbia elevate possibilità di essere approvato e finanziato). Ciò significa, dunque, intervenire consapevolmente per modificare una situazione da uno stato rilevato problematico a uno stato desiderato.
Quando si avvia una progettazione, solitamente, ci si trova ad operare in due le situazioni:
1) si vuole affrontare un particolare problema, una problematica sociale, che si intende “aggredire” ipotizzando le soluzioni possibili: in tal modo si cercano le opportunità di finanziamento pubblico;
2) un ente pubblica un bando che invita a presentare “proposte”, dettandone le condizioni di accesso; al progettista viene richiesto di rispondere al bando nei termini attesi dall’ente appaltante, elaborando una proposta progettuale coerente.
La seconda situazione descritta è quella più ricorrente, in cui una volta pubblicato il bando da un ente, il progettista studia accuratamente il bando. Il progettista, inoltre, deve conoscere la problematica individuata nelle sue dimensioni reali (quantitative e qualitative), il contesto socio-economico e culturale in cui la problematica si è sviluppata; indagare se esistono tentativi espletati, e da chi, di risoluzione della problematica; ipotizzare in modo creativo una soluzione realistica ed innovativa.
In modo sintetico, di seguito, lo schema evidenzia le variabili che un progettista, chiamato a rispondere a un bando, deve gestire al fine di realizzare una progettazione di successo.
ARGOMENTI
MODULO D
MODULI
Inoltre, per progettare con successo è opportuno porsi nell’ottica di intraprendere una riflessione sul passato, così da conoscere a fondo gli interventi simili attuati, gli effetti prodotto ed i problemi esistenti; di realizzare un’analisi del contesto presente, per arricchire quanto descritto dal bando, attraverso una raccolta analitica di dati precisi e del coinvolgimento dei beneficiari finali. A queste due dimensioni temporali legate allo sviluppo di una proposta progettuale, è necessario aggiungere una visione di anticipazione del futuro, per mezzo della quale prevedere gli effetti del progetto e, dunque, le ricadute sul contesto di riferimento, con realismo e concretezza.
Ciò consente di progettare con coerenza e qualità. Aspetti, che rappresentano una delle ragioni principali di esclusione dei progetti italiani in ambito europeo, oltre alla errata e incompleta compilazione dei formulari. Da una indagine conoscitiva sui profili di utilizzo dei fondi comunitari in Italia (Commissione Politiche Ue del Senato, novembre 2009), infatti, emerge come spesso nei progetti italiani manchi l’inserimento nel quadro strategico coerente con gli obiettivi finali del programma europeo di riferimento.
Di qui, l’importanza basilare dello studio del bando e dei relativi passaggi consequenziali:
- riconoscersi come potenziali candidati
- mettere a fuoco un’idea originale
- immaginare la realizzazione concreta dell’idea
- declinare nei formulari del bando la propria idea progettuale
Alla luce di quanto detto, e ricollegandoci anche alla struttura (workpackages/output/tasks) è opportuno concepire il progetto come un ciclo:
Þ identificazione strategia indicativa, punto di partenza del ciclo progettuale: vengono stabiliti procedura e principi metodologici;
Þ definizione obiettivi, fornisce una direzione specifica alle attività progettuali e determina le milestone (pietre miliari) attraverso cui strutturare il progetto;
Þ pianificazione attività, intelaiatura operativa necessaria al conseguimento degli obiettivi e quindi, alla realizzazione del progetto in termini di tempi, risorse e azioni necessarie;
Þ reperimento risorse, si concretizza attraverso un appropriato piano finanziario
Þ realizzazione singole attività, concreta esecuzione delle fasi progettuali;
Þ valutazione e monitoraggio, esito ed impatto delle attività realizzate e comparazione con i risultati attesi, anche per poter intervenire in corsa con aggiustamenti e miglioramenti.
In questi termini, il progetto deve essere concepito come una catena di eventi che partendo da una visione iniziale di base forniscono sempre nuovi ed ulteriori elementi per il miglioramento (sia come gestione, sia come strategia di intervento) dell’esecuzione dell’evento successivo. In tutto ciò, si consideri il fatto che, nel frattempo, anche le condizioni e l’ambiente stesso in cui il progetto agisce sono soggetti a cambiamento.
Questa nuova condizione implica una più focalizzata configurazione e definizione degli obiettivi atti ad affrontare nuovi ed inattesi ostacoli e a rispondere in maniera efficace alle nuove esigenze. In tal modo, il ciclo di progetto parte nuovamente.