PROGETTO IMPROVING

Moduli E - Gli strumenti di progettazione

Project Cycle Management (PCM) e Logical Framework Approach (LFA)
Strumenti per pianificare il progetto

Non esiste, un solo approccio metodologico o un sistema unico di gestione progettuale. Esistono, piuttosto, diverse procedure gestionali che tendono ad accrescere la probabilità di successo di un progetto.

In questa occasione, ci occuperemo in particolare di due tipi di approcci, il sistema integrato del Project Cycle Management (PCM, Gestione ciclica di progetto) e il Logical Framework Approach (LFA, Sistema del Quadro logico).

PCM e LFA sono le due tipologie di approcci che la Commissione Europea predilige, configurandosi attualmente come prassi consolidata, best practice, nelle attività di gestione degli interventi di cooperazione internazionale.

Project Cycle Management (PCM, Gestione Ciclica di progetto)

Il Project Cycle Management contribuisce al miglioramento del progetto durante le fasi stesse della sua attuazione.

Infatti, affinchè una gestione risulti efficace sono necessari alcuni presupposti:

-        un’articolazione delle attività progettuali secondo una sequenza logica: le azioni relative alla gestione di un progetto sono articolate in 6 fasi:

–        Programmazione indicativa

–        Identificazione

–        Formulazione

–        Finanziamento

–        Implementazione

–        Valutazione

La realizzazione di queste 6 fasi deve avvenire in sequenza: solo con la chiusura di una fase si può dar avvio alle attività di quella successiva. Mai sovrapporre la realizzazione di due o più fasi;

-        un processo decisionale coerente con tale sequenza: la chiusura di una fase del ciclo comporta sempre un

momento decisionale (si/no); la decisione positiva permette i passaggio alla fase successiva del ciclo, quella negativa invece determina la ripetizione della fase medesima o addirittura il rinvio ad una fase precedente; tali decisioni vanno formalizzate per consentirne l’accesso sia da parte degli stakeholders, sia da parte degli operatori progettuali (che si inseriscono in vari momenti e in fasi diverse del ciclo di progetto). La formalizzazione deve avvenire attraverso piani pianificati e secondo un codice linguistico condiviso;

-        un sistema di documentazione unitario: lo svolgimento di tutte le fasi del ciclo di progetto va documentato e a riguardo è importante utilizzare un codice  linguistico condiviso:

–        nelle diverse fasi del  ciclo di progetto

–        per i diversi operatori  del progetto, in un ottica:

-    Sincronica (più operatori che intervengono contemporaneamente nella medesima fase del ciclo devono poter parlare la stessa lingua)

-    Diacronica (vari operatori che intervengono in fasi diverse del ciclo devono poter decodificare le informazioni prodotte in precedenza e produrre informazioni decifrabili da quanti seguiranno).

Esso inoltre deve permettere di creare una banca dati sul progetto per formalizzare il processo decisionale e renderlo accessibile agli operatori e agli stakeholders; per “far memoria” e documentare così la nuova conoscenza costruita per via empirica nel corso della vita del progetto.

In sintesi, il Project Cycle Management è un metodo che non dice cosa fare, ma il come, si tratta di una guida alla costruzione delle soluzioni organizzative e delle procedure di lavoro dei singoli attori del progetto. Esso definisce le attività relative al management e le procedure decisionali che caratterizzano le diverse fasi di vita del progetto, come rappresentate di seguito:

ARGOMENTI

MODULO E

MODULI

Queste sei fasi del ciclo di progetto saranno descritte attraverso:

–        la descrizione dell’oggetto di lavoro di ogni fase

–        la descrizione del tipo di decisione associata ad ogni fase

–        la descrizione della documentazione prodotta in corrispondenza di ogni fase, come parte integrante del sistema di documentazione del progetto.

1. Programmazione indicativa

Oggetto di lavoro: in questa fase i promotori potenziali del progetto si confrontano sulle rispettive impostazioni “politiche” (in termini di visione sulle tematiche e/o sui territori oggetto di possibili future azioni progettuali) e metodologiche (in termini di metodi di lavoro), cercando di capire se esistono le precondizioni per dar vita ad una partnership progettuale  (cioè, molto concretamente, se ci sono le condizioni per “lavorare insieme”).

 

Decisione: la decisione presa in questa fase riguarda la costituzione del sistema di partenariato che dovrà sostenere il progetto. I partner sono i promotori del progetto e rappresentano un sottogruppo degli “stakeholder” (portatori di interessi) progettuali. Tra i partner, in questa fase, va sempre considerato l’ente o gli enti finanziatori.

 

Documentazione: il documento da produrre in questa fase è l’accordo di partenariato. Si tratta di un documento di indirizzo in cui vengono definiti i principi “politici” e metodologici di riferimento in cui si riconoscono tutti i partner.

Gli accordi di partenariato possono essere:

–        Impliciti/espliciti. Non sempre è necessario che le parti sottoscrivano un accordo esplicito. Per es. la norma di un regolamento UE relativo ad un dato programma comunitario che istituisce la possibilità di partnership tra UE e determinate categorie di soggetti terzi (es. enti di ricerca, associazioni di categoria, enti senza finalità di lucro, ecc.) nella fase di implementazione del programma stesso rappresenta implicitamente un accordo di partnership con tali soggetti.

–        Sincroni/diacronici. Non sempre l’accordo è firmato contestualmente da tutti i partner. Nuovi e vecchi accordi tra sottogruppi diversi di partner si combinano per definire nel loro insieme il sistema di partnership del progetto. Ogni partner, infatti, “porta in dote” alla partnership il sistema di relazioni che lo contraddistingue, consentendone l’accesso da parte degli altri partner. Agisce in questo senso come nodo della rete di relazioni che sosterrà il progetto.

2. Identificazione

Oggetto di lavoro: a partire dalle linee di indirizzo descritte nell’accordo di partenariato, si procede ad elaborare più idee progettuali. Le idee progettuali traducono le linee di indirizzo politico in obiettivi e risultati conseguibili dalle singole iniziative progettuali; identificano inoltre i principali filoni di attività. Da un accordo di partenariato normalmente derivano più idee progettuali. Nel corso di questa fase, tali idee vengono vagliate e si cerca di individuarne le priorità.

Decisione: si sceglie l’idea progettuale prioritaria.

 

Documentazione: studio di pre-fattibilità. Si tratta di un documento snello, spesso redatto nella forma di scheda, con uno sviluppo massimo pari a 4-5 cartelle. Tale studio contiene indicazioni sui seguenti aspetti dell’idea progettuale:

-          Settore o problema di intervento

-          Gruppo target

-          Ambito geografico

-          Durata

-          Setting (principali attori e ruoli)

-          Volume del budget

3. Formulazione

Oggetto di lavoro: questa fase consiste nello studio di fattibilità del progetto. Ogni attore progettuale studia la fattibilità dell’intervento secondo tre punti di vista:

-          Fattibilità tecnica (le azioni proposte sono tecnicamente congrue rispetto all’impatto che il progetto intende generare?)

-          Fattibilità organizzativa (gli attori progettuali hanno le capacità tecniche e gestionali richieste per svolgere i compiti assegnati loro nell’ambito del progetto?)

-          Fattibilità economica e finanziaria (gli attori progettuali dispongono di finanziamenti sufficienti e riusciranno a rendere disponibili i fondi nei tempi richiesti dal progetto, anticipando, quando necessario, i contributi erogati solo ad approvazione del rendiconto finale?)

 

Decisione: stabilire se il progetto proposto è fattibile dal punto di vista tecnico, organizzativo e finanziario.

 

Documentazione: studio di fattibilità. Documento “pesante”, comprensivo di a) parte descrittiva del contesto di intervento e delle azioni proposte, b) buget e c) allegati (analisi del contesto di intervento, bibliografia di riferimento, studi tecnici realizzati ad hoc).

Lo studio di fattibilità contiene indicazioni analitiche su  tutte le componenti del progetto. Nella prassi oggi prevalente, le componenti progettuali coincidono con le categorie del quadro logico:

-          obiettivo generale

-          obiettivo specifico risultati attesi

-          attività, mezzi, costi

-          indicatori di verifica e fonti di verifica

-          condizioni esterne e precondizioni

A queste categorie si aggiungono i seguenti aspetti:

-          Modalità di implementazione

-          Piano di azione

-          Analisi di impatto e sostenibilità.

4. Finanziamento

Oggetto di lavoro: i vari partner progettuali definiscono e deliberano il proprio apporto finanziario al progetto in modo da assicurare la copertura dei costi previsti.

Decisione: approvazione dei finanziamenti al progetto.

Documentazione:

-       Domanda di finanziamento. Rappresenta il data base informativo sul progetto a cui si farà riferimento nei rapporti con l’ente finanziatore. Il documento è orientato alla comunicazione esterna ed ha duplice natura:

  • Amministrativa (deve rispondere  agli obblighi previsti nel  formulario del donor)

  • Orientata al “marketing“: serve a “vendere” bene l’iniziativa (il linguaggio utilizzato è mirato al donor cui il documento si indirizza)

-       Contratto di finanziamento. Rappresenta il data base normativo del progetto.

 

5. Implementazione

Oggetto di lavoro: la fase consiste nella realizzazione delle attività previste nel documento di progetto.

Decisione: in questa fase si decide il modello organizzativo del progetto, le procedure di allocazione delle risorse progettuali e le eventuali misure di aggiustamento delle attività.

 

Documentazione: in questa fase vengono prodotti:

–        Piano Operativo, esso definisce: a) la pianificazione operativa dei lavori; b) il sistema delle responsabilità operative; c) l’allocazione delle risorse; d) la calendarizzazione delle spese;

–        Stati Avanzamento Lavori (SAL), permettono il monitoraggio del progetto: verificando l’attuazione del  programma dei lavori e dei costi, rilevando gli eventuali fattori di criticità e le opportunità emerse, proponendo misure di aggiustamento;

–        Contabilità di progetto, l’obbligo di tenuta di una contabilità a partita doppia per i costi sostenuti nell’ambito del progetto è normalmente prevista in quasi tutti i contratti per sovvenzioni della UE. Questa richiesta risponde al principio di “accountability” e trasparenza nella gestione dei finanziamenti comunitari tanto caro alla UE che a questo riguardo non si accontenta del controllo economico sui costi progettuali ma presidia anche i relativi flussi finanziari. A questo riguardo, spesso l’obbligo di tenuta di una contabilità ad hoc per il progetto è accompagnato da quello di apertura di un conto corrente bancario dedicato esclusivamente alla gestione dei finanziamenti del progetto.

 

6. Valutazione

Oggetto di lavoro: in questa fase vengono rilevati i risultati che il progetto ha generato e l’impatto generale che questi hanno iniziato a produrre. Viene inoltre valutata la qualità progettuale sotto i seguenti punti di vista:

-          Qualità del disegno progettuale

-          Efficienza nella messa in opera

-          Efficacia delle azioni

-          Prospettive di impatto

-          Sostenibilità futura

 

Decisione: approvazione dei rapporti di valutazione ed erogazione delle relative tranche di finanziamento.

 

Documentazione: rapporto di valutazione. Può essere:

-          Intermedio, si compone sempre di :

 

  • una relazione descrittiva. Nella relazione descrittiva del primo anno prevale la descrizione dello stato di avanzamento lavori; in quella degli anni successivi, il focus si sposta progressivamente sull’analisi dei risultati (= servizi e prodotti messi a disposizione dei beneficiari del progetto a seguito della realizzazione delle attività progettuali) e dei benefici che questi generano nella realtà d’intervento; una sezione ad hoc della relazione è dedicata alla proposta di eventuali misure di aggiustamento del progetto messe a punto grazie all’attività di monitoraggio

  • una relazione economico-finanziaria. In merito alla parte economico-finanziaria, va rilevato che sempre più di frequente la UE richiede l’audit esterno a cura di una società di revisione accreditata. Dall’approvazione della relazione intermedia dipende l’erogazione delle tranche successive di finanziamento

 

-          Finale, comprensivo di:

  • relazione descrittiva, oltre alla  valutazione di impatto, dà indicazioni su:

    • buone pratiche (azioni di successo sperimentate nel progetto e potenzialmente replicabili)

    • “lessons learned” (lezioni apprese in relazione ai contenuti tecnici, organizzativi e finanziari del progetto)

    • relazione finanziaria, normalmente è richiesto  l’audit esterno della relazione finanziaria.

Logical Framework Approach (LFA, Sistema del Quadro Logico)

La Logical Framework Approach gioca un ruolo fondamentale in ogni fase del ciclo del progetto e permette di identificare strumenti, come ad esempio il budget di progetto, il piano di lavoro, il piano d’azione, i tempi stabiliti e le procedure di monitoraggio. Tutte queste componenti sono riassunte e collegate tra loro tramite la tavola del quadro logico o Log-frame table che è lo strumento tecnico riassuntivo del LFA.

 

Infatti, LFA è una matrice che descrive in maniera operativa gli aspetti più importanti di un progetto. Permette di verificare che l’attività sia ben progettata e costituisce un utile strumento per le successive fasi di monitoraggio e valutazione. Pertanto, è particolarmente adatto a valutare la coerenza di un programma/progetto, nonché uno strumento che supporta l’individuazione degli indicatori più adatti per monitorare e valutare gli effetti di un programma.

Si comincia a disegnare la matrice in fase di pianificazione delle attività (fase di proposta) e la si modifica nel corso dello svolgimento delle attività stesse, in fase di realizzazione del progetto.

In questa tabella, vengono esposti tutti i fattori salienti e le componenti necessarie per la realizzazione del progetto e per la sua corrispondenza con gli obiettivi conseguiti, nonché i legami logici che concatenano la successione degli eventi e i relativi rapporti di causa effetto.

Il significato della tabella viene dato dagli incroci colonne/righe e dalle loro caselle a doppia entrata.

La tabella è generalmente strutturata in tre colonne verticali e in quattro righe orizzontali. L’incrocio delle caselle serve a spiegare la successione degli eventi, le possibili procedure di verifica dei risultati e le condizioni necessarie perché i risultati attesi possano verificarsi.

Materiale didattico:

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